Mostárenská 1140/48 | 703 00 Ostrava-Vítkovice
Drobečková navigace

Úvod > Certifikace > Jak probíhá certifikace

Jak probíhá certifikace

Certifikační orgán Systémové certifikace s.r.o. požaduje po žadateli o certifikaci vyplnění formuláře Žádost o certifikaci a jeho odeslání na e-mail: info@systemovecertifikace.cz

Tento formulář je k dispozici v sekci Dokumenty ke stažení a obsahuje dotazy na: 

  • požadovaný rozsah certifikace (předmět činnosti)
  • obecná charakteristika klienta (např. název, adresa, provozovny, kontaktní osoba atd.)
  • obecné informace podstatné pro oblast požadované certifikace týkající se klienta, jako jsou jeho činnosti, lidské a technické zdroje, funkce a vztah k nadřízené společnosti, pokud existují
  • outsourcované procesy
  • normy, podle kterých chce být klient certifikován
  • informace týkající se využití poradenství vztahujícího se k systémům managementu
  • přílohy k žádosti (např. výpis z OR nebo ŽL)

Po zaslání vyplněného formuláře na certifikační orgán Systémové certifikace s.r.o. (dále je CO) provede vedoucí CO přezkoumání žádosti. V případě kladného posouzení je klientovi zaslána cenová nabídka nebo přímo návrh smlouvy o kontrolní činnosti (dle dohody).

V případě, že společnost již byla dříve certifikována a přechází z jiného certifikačního orgánu k CO Systémové certifikace s.r.o. je třeba prověřit u žadatele pověřeným auditorem CO: 

  • zprávu z předešlého auditu a vystavený certifikát
  • důvod zájmu o převod
  • zda je systém průběžně udržován
  • zda certifikované činnosti klienta spadají do akreditované oblasti působností certifikačního orgánu Systémové certifikace s.r.o. a další potřebné informace pro úspěšný převod klienta.

V případě prvotního certifikačního auditu se výše uvedené informace o převodu neprověřují.

Dalším krokem je uzavření dokumentu Smlouva o kontrolní činnosti. Po vzájemném podpisu smlouvy o kontrolní činnosti vedoucí CO Systémové certifikace s.r.o. jmenuje tým auditorů s ohledem na daný obor činnosti klienta a požadovanou normu/y. V úvahu musí být vzaty i další náležitosti při rozhodování o velikosti a složení týmu auditorů. Na základě těchto kritérií je vystaven záznam Jmenování auditorů, který je zaslán klientovi i jmenovaným auditorům 2 týdny před plánovanou kontrolní činností.

Jmenovaný vedoucí auditor/týmu auditorů si dohodne s klientem termín auditu a oznámí ho na CO Systémové certifikace s.r.o.

Vedoucí auditor/týmu auditorů stanoví a vypracuje Plán auditu. Plán auditu musí být klientovi, jmenovaným auditorům a CO Systémové certifikace s.r.o. zaslán minimálně 1 týden před termínem auditu, jeli to reálné.

Žadatel, kde CO Systémové certifikace s.r.o. bude provádět audit, může vznést k Plánu auditu připomínky (e-mailem, poštou aj) max. 3 dny před auditem, jinak se plán považuje za schválený.

Postup certifikace

1. Certifikační audit

Auditoři musí provádět posouzení shody u prvotního certifikačního auditu ve dvou stupních: v prvním stupni a ve druhém stupni.

A) Audit 1. stupně

  • příprava auditu (posouzení dokumentace, zpracování a zaslání plánu auditu)
  • certifikační audit v místě klienta, posouzení připravenosti k auditu 2. stupně
  • zpráva z auditu 1. stupně 

Veškeré audity I. stupně jsou prováděny vždy v místě klienta tak, aby procesy byly řádně ověřeny. Výjimku pro provedení auditu na dálku může stanovit pouze vedoucí CO ve výjimečných případech, kdy společnost vzhledem ke své činnosti nevykazuje žádné významné aspekty nebo vysokou nebezpečnost.

První stupeň auditu musí být vykonán za účelem:

  • auditu dokumentace systému managementu klienta
  • vyhodnocení působiště a specifických podmínek pracoviště klienta a k provedení pohovorů s pracovníky klienta za účelem stanovení připravenosti ke druhému stupni auditu
  • přezkoumání klientova postavení a pochopení požadavků normy, zvláště pak s ohledem na stanovení klíčových výkonnostních nebo důležitých hledisek, procesů, cílů a uplatňování systému managementu
  • shromáždění nezbytných informací týkajících se rozsahu systému managementu, procesů a umístění pracovišť klienta a souvisejících statutárních nebo předpisových hledisek a shody (např. kvality, životního prostředí, právních hledisek žadatelovy činnosti, souvisejících rizik atd.)
  • přezkoumání přidělování zdrojů pro druhý stupeň auditu a dohodnutí podrobností druhého stupně auditu s klientem
  • zaměření se na plánování druhého stupně auditu získáním dostatečného pochopení systému managementu klienta a činností na místě souvisejících s možnými významnými hledisky
  • vyhodnocení, zda jsou interní audity a přezkoumání systému managementu plánovány a vykonávány, a zda úroveň uplatnění systému managementu potvrzuje, že klient je připraven na druhý stupeň auditu.

B) Audit 2. stupně

  • příprava auditu (posouzení dokumentace, zpracování a zaslání plánu auditu)
  • certifikační audit v místě klienta, posouzení stavu připravenosti k certifikaci
  • zpráva z auditu 2. stupně, hodnocení, přezkoumání
  • vydání certifikátu s platností na 3 roky
  • zaslání certifikačních značek

Účelem druhého stupně auditu je vyhodnotit uplatňování klientova systému managementu včetně jeho efektivnosti. Druhý stupeň auditu se musí konat na pracovišti/pracovištích klienta a musí zahrnovat přinejmenším následující:

  • informace a důkazy shody se všemi požadavky normy nebo normativního dokumentu týkajícího se příslušného systému managementu
  • monitorování výkonnosti, měření, uvádění informací a přezkoumání podle klíčových výkonnostních cílů a úkolů (v souladu s očekáváními příslušných norem a jiných normativních dokumentů týkajících se systému managementu)
  • systém managementu klienta a výkonnost s ohledem na shodu s právními předpisy
  • provozní řízení procesů klienta
  • interní audity a přezkoumání managementu
  • odpovědnost managementu za dílčí politiky klienta
  • spojení mezi normativními požadavky, politikou, cíli výkonnosti a úkoly (v souladu s očekáváními příslušných norem a normativních dokumentů týkajících se systému managementu), veškerými příslušnými právními požadavky, odpovědnostmi, odborné způsobilosti pracovníků organizace, činnostmi, postupy, údaji o výkonech a nálezy interních auditů a závěrů.

2. Dozorový audit ve druhém a třetím roce

  • příprava auditu (posouzení dokumentace, zaslání plánu auditu)
  • dozorový audit v místě klienta
  • ověření přijatých opatření z předchozího auditu
  • zpráva z dozorového auditu, hodnocení, přezkoumání

Program dozorového auditu obsahuje:

  • udržování systému, tj. interní audit, přezkoumání vedením organizace, preventivní opatření a opatření k nápravě
  • přezkoumání přijatých opatření při odstraňování neshod zjištěných během posledního auditu
  • stížnosti
  • účinnost systému managementu s ohledem na dosahování cílů certifikovaného klienta
  • postup plánovaných činností zaměřených na trvalé zlepšování fungování systému
  • trvalé provozní řízení
  • přezkoumání všech změn
  • používání značek.

Dozorové audity se provádějí v době platnosti certifikátu. První dozorový audit musí být realizován do jednoho roku od ukončení prvotního certifikačního auditu.

3. Recertifikace

  • příprava auditu (posouzení dokumentace, zaslání plánu auditu)
  • recertifikační audit v místě klienta
  • ověření přijatých opatření z dozorového auditu
  • zpráva z recertifikačního auditu, hodnocení, přezkoumání
  • vydání nového certifikátu s platností na 3 roky

Recertifikační audit je naplánován a proveden s cílem vyhodnotit trvalé plnění všech požadavků příslušné normy týkající se systému managementu nebo jiného normativního dokumentu. Účelem auditu je potvrdit trvalou shodu a účinnost systému managementu jako celku a jeho trvalou platnost a vhodnost pro daný rozsah certifikace.

Recertifikační audit zahrnuje audit na místě, který se zabývá následujícím:

  • celkovou účinností systému managementu z pohledu interních a externích změn a jeho trvalé platnosti a vhodnosti, co se rozsahu certifikace týká
  • prokázáním osobní angažovanosti (závazků) udržovat efektivnost a zlepšování systému managementu za účelem zvýšení celkové výkonnosti
  • zda činnost certifikovaného systému managementu přispívá k dosažení politiky a cílů organizace.

Recertifikační audit musí být proveden do ukončení platnosti certifikátu.